Обработка банковской выписки
Путь к разделу: Главная страница → Хранилище файлов → Банковские выписки
Назначение функционала:
- оптимизация процесса заведения всех необходимых документов по банковской выписке
- создание или пополнение словаря контрагентов, встречающихся в выписке
- создание новых контрагентов, встречающихся в выписке (при необходимости)
- создание новых сделок с контрагентами, встречающихся в выписке (при необходимости)
- настройка правил авторазбора банковской выписки
- автоматическое проведение финансовых документов по выписке и соответствующих этим документам документов товаров или услуг
Правила обработки
На примере банковской выписки в базе «DEMO», мы подробно продемонстрируем процессы разбора банковской выписки.
В разделе Главная страница → Хранилище файлов → Банковские выписки было подробно описано как заполнить шаблон банковской выписки для загрузки в ваше дисковое пространство.
В разделе Главная страница → Хранилище файлов → Файлы было подробно описано как загрузить заполненный шаблон банковской выписки в ваше дисковое пространство.
Функционал
Итак, у нас есть загруженная и сохраненная в системе банковская выписка:
Для запуска функционала обработки банковской выписки, касанием в списке выписок строки, где количество строк в выписке не равно нулю, вызываем всплывающее окно и выбираем опцию «посмотреть всю выписку».
Если в системе не сохранено такого соответствия банк-счет(по выписке), как в обрабатываемой выписке, система выведет информационное сообщение «к банку необходимо подключить счет в системе» и выведет всплывающее окно.
Что показывает всплывающее окно:
- счет в банке по выписке
- валюту счета по выписке
- раскрывающийся список счетов в системе по этой валюте
- поле для заведения нового счета, если списке счетов нет нужного (в одном и том же банке у вас может несколько счетов, система учитывает такую возможность)
В нашем примере счет в системе есть. Выбираем счет ICBC (CNY) и нажимаем кнопку «ПОДКЛЮЧИТЬ». Система сохраняет соответствие банк-выписка и делает первичный авторазбор.
Интерфейс авторазбора
Что показывает интерфейс:
- общие данные по всей банковской выписке
- фильтр состояния документов и настроек правил разбора
- фильтр правил разбора
- фильтр по комментариям правил
- поле поиска по комментарию к правилу
- поле поиска контрагента в выписке
- поле поиска контрагента в системе
- кнопка «НАЙТИ»
- раскрывающийся список для выбора действий по отфильтрованным строкам выписки
- строки выписки, оформленные в виде карточек по каждой строке выписки
Общие данные по всей банковской выписке
Общие данные по всей банковской выписке сведены в таблицу, которая показывает:
- id банка в системе
- счет по документу выписки, который связан со счетом в системе
- счет в системе, который связан со счетом по документу в выписке
- количество строк в выписке, которая хранится в системе
- количество новых транзакций, которые найдены при авторазборе новой загруженной выписки
- количество найденных в системе транзакций, соответствующих строкам выписки
- количество транзакций в системе по соответствию банк/счет
- количество нераспознанных контрагентов в новой выписке
- баланс по выписке (остаток средств на счету в банке)
- баланс в системе (остаток средств на счету в системе)
- разница балансов
Фильтры
Фильтры, по своему функционалу, делятся на два подфильтра
- Фильтр проводок и правил (применяется автоматически при выборе опции)
- Текстовый фильтр (применяется при нажатии кнопки «НАЙТИ»)
Фильтр проводок и правил
Первый раскрывающийся список содержит условия фильтра:
- всё
- не проведено
- проведено
- не проведено, всё настроено
- проведено, не распознано
Опция «проведено, не распознано» используется, когда документ в системе провести необходимо, но на текущий момент контрагент неизвестен. Такие документы попадают в отдельную сделку с банком и проводятся по правилу «только платёж»
Второй раскрывающийся список содержит правила проведения документов:
- все правила
- правило не настроено
- только платеж (проводится только финансовая транзакция)
- перевод со счета на счет (проводятся две транзакции по переводу средств между счетами компании, по одной строке выписки)
- платёж и услуга (проводится финансовый документ и услуга, за которую осуществлён платёж, по одной строке выписки)
Текстовый фильтр (применяется при нажатии кнопки «НАЙТИ») содержит:
- фильтр по комментарию к правилу (раскрывающийся список)
- текстовое поле для поиска по частичному совпадению с комментарием к правилу
- текстовое поле для поиска по названию контрагента в первичной выписке
- текстовое поле для поиска по названию контрагента в выписке, хранимой в системе
Когда происходит разбор банковской выписки, для каждой строки назначается контрагент в системе и правило обработки («только платеж», «перевод со счета на счет», «платеж и услуга» и услуга за которую происходит выплата, если она существует, при этом указывается комментарий к правилу). Система сохраняет эти правила и впоследствии, при разборе новых выписок назначает их строкам выписки автоматически. Это существенно сокращает время обработки выписок. Комбинация «правило-комментарий к правилу» расширяет вариативность фильтра по конкретному правилу обработки и позволяет сузить список выводимых для проверки строк выписки и проведения документов.
Действия
- провести выбранное (система проводит документы в соответствии с настроенными правилами обработки строк выписки по отфильтрованному списку строк)
- провести нераспознанные (система проводит платежи по правилу «только платеж», где контрагент указан как «неизвестный контрагент», в специально созданную автоматически сделку, что позволяет потом легко найти эти платежи)
- перепровести нераспознанные (после настройки правил по нераспознанным платежам, система проводит их уже с указанием корректного контрагента и сделки)
Карточка строки выписки
Информация в карточке строки выписки:
- id строки в сохраненной системой выписке
- контрагент по выписке
- контрагент в системе (настраиваемое значение)
- правило обработки
- сделка по выписке (настраиваемое значение)
- сделка в системе (отображается, когда платеж уже проведён)
- сумма по выписке
- сумма в системе (отображается, когда платеж уже проведён)
- счет – отправитель по выписке (счет клиента или компании в банке)
- счет – отправитель в системе (счет в системе, соответствующий банку)
- счет – получатель по выписке (счет клиента или компании в банке)
- счет – получатель в системе (счет в системе, соответствующий банку)
- операция в системе (№ транзакции в системе, если она проведена)
- комментарий в системе (комментарий к транзакции в системе, если она проведена)
Настройка правил обработки строк
Правила обработки строк формируются по нескольким критериям:
- контрагент
- правило обработки («только платеж», «перевод со счета на счет», «платёж и услуга»)
- счет – отправитель по выписке
- счет – отправитель в системе
- счет – получатель по выписке
- счет – получатель в системе
- комментарий к правилу
Система сохраняет комбинацию этих параметров, что впоследствии существенно ускоряет разбор новой банковской выписки, т.к. система распознаёт эти комбинации автоматически и сразу предлагает применить уже ранее сформированное правило обработки.
Повторимся, что на примере банковской выписки в базе «DEMO», мы подробно продемонстрируем полный её разбор.
В карточке строки выписки, настройке подлежат поля с текстом, выделенным жирным синим шрифтом.
Правило «только платёж»
Касанием в карточке строки выписки с текстом, выделенным жирным синим шрифтом вызывается всплывающее окно с раскрывающимся списком контрагентов.
- выбираем нужного контрагента из раскрывающегося списка
- если контрагента в системе ещё нет, система предложит создать нового контрагента с введенным в поле «назначить контрагента (если нет в списке, создать нового)» названием
- если контрагент новый, выберите роль контрагента (в примере «клиент»)
- нажимаем кнопку «ПОДТВЕРДИТЬ», система заведет нового контрагента, автоматически создаст сделку с типом «платежи» и предложит выбрать одно из трёх правил обработки
- выбираем плавило «только платёж», система предложит выбрать сделку к которой будут относиться платежи этого контрагента, если нужной сделки еще нет, то во всплывающем окне есть возможность завести новую сделку
- заполняем данные по новой сделке (см. пример ниже)
- нажимаем кнопку «ПОДТВЕРДИТЬ», система создает новую сделку и преобразует во всплывающем окне кнопку «ПОДТВЕРДИТЬ» в кнопку «УДАЛИТЬ ПРАВИЛО», на случай ошибки
- закрываем всплывающее окно
- карточка строки выписки пропадёт из списка, т.к. по этой строке настроено правило обработки
Как выглядит карточка строки выписки с настроенным правилом обработки
Все необходимые данные для автоматического проведения документа системе предоставлены.
Аналогичным образом, единовременно, настраиваем правило обработки для строки по контрагенту «Электросамокаты».
Правило «перевод со счета на счет»
Нам известно, что строка с id=11 соответствует переводу средств со счета компании в банке Bank of China на счет компании в банке ICBC.
Вызываем всплывающее окно настроек правил обработки строки выписки и выполняем соответствующие настройки:
При проведении такой операции система создаст списание со счета «карта Bank of China» и поступление на счет ICBC (CNY).
В данном случае необходимо настроить только счет – отправитель. Такие операции проводятся вне сделок.
Правило «платёж и услуга»
- во всплывающем окне настройки правил обработки выбираем контрагента или создаём нового
- выбираем плавило «платёж и услуга», система предложит создать или выбрать сделку и ответный документ с типом «товары/услуги»
- заполняем необходимые для проведения документа данные
- нажимаем кнопку «ПОДТВЕРДИТЬ»
- закрываем всплывающее окно
Если мы сейчас отфильтруем любым способом список строк по выписке по критерию «China Logistic», то увидим, что правило «платёж и услуга» настроено для двух строк, т.к. в выписке встречается ещё одна строка с подходящими критериями.
Однако, отфильтровав список строк по названию контрагента «China Logistic», мы увидим уже пять строк в выборке из которых правила настроены только для двух строк. Это связано с тем, что счет - получатель по выписке другой.
- назначаем для любой строки с другим счетом то же правило обработки, но при этом нового контрагента и сделку заводить уже не нужно, т.к. эти данные уже есть в системе
Теперь по контрагенту «China Logistic» заданы правила обработки для всех пяти строк банковской выписки, соответствующих этому контрагенту.
Аналогичным образом, единовременно, настраиваем правило обработки для трёх строк по контрагенту «ICBC» с небольшими суммами, выбирая расход «комиссия», как комиссию банка за банковскую операцию.
Проведение документов
Мы настроили все правила проведения по строкам банковской выписки. Если применить фильтр «не проведено, всё настроено», то в выборке будет такое же количество строк, что и без фильтра.
Для того чтобы автоматически провести документы в соответствии с правилами, ниже кнопки «НАЙТИ», в раскрывающемся списке «выбрать действие», выбираем действие «провести выбранное».
Система проводит все необходимые документы и выводит информационное сообщение.
Информационное сообщение показывает:
- сколько строк по выписке обработано
- сколько проведено поступлений/списаний на счёт, соответствующий выписке
- сколько проведено поступлений/списаний по другим счетам
- сколько проведено документов с типом «товар/услуга»
- сколько всего проведено транзакций
Как выглядит сводная таблица с информацией по выписке:
- количества строк по выписке и количество транзакций в системе совпадают
- остатки на счете по выписке и в системе совпадают
Как выглядит карточка строки выписки после проведения документа:
В карточку строки выписки добавилась следующая информация:
- id операции в системе
- комментарий к операции
Автоматическое проведение документов возможно, как по всей загруженной банковской выписке, так и по выборкам, получаемым с помощью фильтров.
- Перед обработкой выписки необходимо связать счёт по выписке со счётом в системе — без этого первичный авторазбор не будет выполнен.
- Система автоматически сохраняет настроенные комбинации правил (контрагент, счёт, комментарий и т. д.) и применяет их при разборе последующих выписок, что существенно сокращает время обработки.
- Проведение документов можно выполнять как по всей выписке, так и выборочно — с помощью фильтров и действия «провести выбранное».
- Для операций «перевод со счёта на счёт» настройка требуется только по счёту‑отправителю или счёту‑получателю. Такие операции проводятся вне сделок.
- Для проведения нераспознанных платежей настройки не требуются.
- Нераспознанные платежи система может провести по правилу «только платёж» в специальную сделку с «неизвестным контрагентом» — это упрощает последующий поиск и донастройку.