Планирование расходов и поступлений
Путь к разделу: Главная страница → Управление финансами → Бюджет
Добавление в бюджет контрагента
Для настройки бюджета, необходимо сначала добавить в него контрагентов
- выберите нужного контрагента из списка
- нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ КОНТРАГЕНТА»
Можно добавить сразу несколько контрагентов и затем приступить к настройкам расходов по каждому контрагенту.
Настройка расходов и поступлений
Для настройки расходов по контрагенту коснитесь таблицы с заголовком, содержащим название контрагента.
Система перейдет в режим настройки расходов по этому контрагенту
ВАЖНО: Для настройки бюджета, сделка, в которой будут автоматически создаваться документы, должна быть создана заранее. Если контрагент, по которому настраивается бюджет является поставщиком или сотрудником, в этой сделке он должен быть указан в поле «поставщик». Если же контрагент является клиентом, то в сделке он должен быть указан в поле «клиент».
Процесс настройки расходов показан на примере настройки зарплат и бонусов контрагента №5 (5 – это идентификатор в системе) с названием «менеджер 1»
Что показывает интерфейс в режиме редакции:
- таблицу с расходами
- поля для редактирования
При добавлении контрагента в бюджет, система сразу добавляет в бюджет заготовку строки бюджета. Вам нужно эту строку отредактировать. Для этого коснитесь не настроенной строки бюджета.
- под полем комментарий появится раскрывающийся список действий с установленным действием «обновить»
- кнопка «ДОБАВИТЬ РАСХОД» изменит название на «РЕДАКТИРОВАТЬ РАСХОД»
Действия со строкой бюджета:
- добавить
- обновить
- удалить
Первый расход – это зарплата менеджера:
- выберите валюту в которой будет начисляться зарплата
- выберите тип «закупка»
- выберите расход «зарплата»
- в поле «сумма или процент» проставьте сумму зарплаты
- выберите метод расчета «число»
- график оставьте без изменений
- выберите день начисления
- если день начисления выбран «внутри месяца», откорректируйте номер дня в поле «число»
- проставьте номер сделки, в которую будут заноситься начисления
- выберите «автоначисление» в поле «автоначисление»
- при необходимости, заполните комментарий
- действие «обновить» оставьте без изменений
- нажмите кнопку «РЕДАКТИРОВАТЬ РАСХОД»
Система сделает необходимые проверки и, если нет ошибок (например, контрагент не имеет отношения к указанной сделке), отредактирует заготовку расхода. Если есть ошибки, система выведет список ошибок.
Для добавления расхода «бонус»:
- выберите действие «добавить»
- выберите валюту в которой будут начисляться бонусы
- выберите тип «закупка»
- выберите расход «бонус»
- в поле «сумма или процент» проставьте 10
- выберите метод расчета «процент»
- график оставьте без изменений
- выберите день начисления «по факту расчета»
- поле число оставьте без изменений
- проставьте номер сделки, в которую будут заноситься начисления
- выберите «по требованию» в поле «автоначисление»
- при необходимости, заполните комментарий
- нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ РАСХОД»
Система сделает необходимые проверки и, если нет ошибок (например, контрагент не имеет отношения к указанной сделке), добавит новую строку расхода. Если есть ошибки, система выведет список ошибок.
Добавление графика платежей
Если у вас есть регулярные поступления или списания ДС по графикам платежей, вы можете добавить их в бюджет.
Механизм добавление графика платежей будет показан на примере выплаты кредита с общей суммой ежемесячной выплаты в 18 300 рублей и плавающими суммами основного долга и процентов по кредиту.
Вам будет удобнее анализировать взаиморасчеты с контрагентом, если вы разнесете поступление/списания ДС по кредиту и по процентам за кредит в разные сделки:
- создайте заранее две сделки с типом «кредиты» и укажите в них контрагента, с которым будут осуществляться взаиморасчеты в качестве поставщика (в примере СберБанк). Запишите номера сделок
- в комментарии к сделке, в которую списываться ДС по основному долгу, укажите «основной долг» и другую необходимую вам информацию
- в комментарии к сделке, в которую списываться ДС по процентам, укажите «проценты» и другую необходимую вам информацию
Для добавления графика платежей в бюджет:
- в списке контрагентов выберите контрагента, с которым существует график платежей (в примере СберБанк)
- нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ КОНТРАГЕНТА»
Для настройки списаний ДС по основному долгу:
- коснитесь таблицы с заголовком, содержащим название контрагента
- коснитесь заготовки строки бюджета в таблице
- выберите валюту в которой будут проводиться списания ДС
- выберите счет, по которому будет происходить движение средств (в примере Сбер банк RUB)
- выберите тип «списание ДС»
- выберите расход «кредит»
- в поле «сумма или процент» проставьте 18 000 (реальная сумма будеть браться из графика платежей)
- выберите метод расчета «график»
- выберите заранее созданный график платежей (в примере Кредит СБР)
- выберите день начисления «внутри месяца»
- в поле «число», при необходимости, измените номер дня (реальные даты документов будут браться из графика платежей)
- в поле «сделка для начисления» проставьте номер, заранее созданной с типом «кредиты», сделки (в примере сделка №25, поставщик - СберБанк)
- из списка «автоначисление» выберите «автоначисление»
- при необходимости, заполните комментарий. Например «Цифра для бюджета. Реальные суммы берутся из графика.»
- нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ РАСХОД»
Для настройки списаний ДС по процентам:
- выберите действие «добавить»
- выберите валюту в которой будут проводиться списания ДС
- выберите тип «списание ДС»
- выберите расход «проценты»
- в поле «сумма или процент» проставьте 300 (таким образом в анализе бюджета общая сумма выплат по кредиту составит 18 300 рублей)
- выберите метод расчета «график»
- выберите заранее созданный график платежей (в примере Кредит СБР)
- выберите день начисления «внутри месяца»
- в поле «число», при необходимости, измените номер дня (реальные даты документов будут браться из графика платежей)
- в поле «сделка для начисления» проставьте номер, заранее созданной с типом «кредиты», сделки (в примере сделка №26, поставщик - СберБанк)
- из списка «автоначисление» выберите «автоначисление»
- при необходимости, заполните комментарий. Например «Цифра для бюджета. Реальные суммы берутся из графика.»
- нажмите кнопку «ДОБАВИТЬ РАСХОД»
Обращаем внимание: Графики работают в обе стороны. Если вы выдали ссуду сотруднику, вы также можете завести график погашения сотрудником ссуды. Если ссуда беспроцентная, то значения в поле «проценты» нужно проставить «0,00».
Порядок заведения графика в бюджет такой же только вместо списаний ДС заводите тип «поступление ДС».
Если ссуда беспроцентная, то строку «проценты» заводить не нужно.
Мы добавили эти примеры в бюджет базы данных DEMO.
Анализ бюджета
После настройки бюджета, в интерфейсе «БЮДЖЕТ» система покажет:
- все статьи планируемых ежемесячных расходов и поступлений по каждому контрагенту
- подведет итоги и сгруппирует по валютам отдельно расходы и списания ДС, отдельно реализации и поступления ДС
- Перед началом настройки бюджета убедитесь, что все необходимые сделки уже созданы и корректно заполнены
- При редактировании строки бюджета не меняйте действие «обновить», если ваша цель — скорректировать существующую запись, а не создать новую
- Итоги в анализе бюджета пересчитываются автоматически — для актуализации данных достаточно повторно открыть раздел «БЮДЖЕТ»